Menggunakan Mail Merge



         Mail merge bisa diartikan sebagai penggabungan dua dokumen menjadi satu dokumen atau dalam pengertian yang lebih luas Mail Merge merupakan salah satu aplikasi dari Microsoft Word untuk membuat surat dalam jumlah besar. Fasilitas Mail Merge pada Microsoft Office sering digunakan untuk membuat surat-surat seperti surat undangan, surat keputusan, pemberitahuan, label undangan, surat peringatan, sertifikat, kartu nama, dan sebagainya. 



Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:

Tahap 1 ,Membuat Data Source

Buatlah sebuah data Nama dan Alamat seperti contoh pada gambar dan simpan dengan nama Data Undangan.


Tahap 2 ,Membuat Dokumen Master

Buat dokumen master surat di Word seperti contoh pada gambar dan simpan dengan nama Undangan
Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat.
Dokumen ini jangan ditutup karena akan kita lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.


Tahap 3,Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master

  1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.
     
  2. Selanjutnya kita akan memilih data source.
  3. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
  4. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
  5. Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.
  6. Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
  7. Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.
  8. Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini.
    Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>. 

    >>>Lalu Selanjutnya kita akan mengatur format undangan
    • Di sini kita dapat mengatur format surat, seperti memberi cetak tebal pada Nama dan sebagainya.
    • Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:
      Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar seperti contoh di bawah ini.
          Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol Preview Results.
         Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data.
        Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol Preview Results dan lakukan                    perubahan yang diinginkan.
Preview Result 


Tahap 4,Menyimpan dan Mencetak Mail Merge


Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:
  • Print Documents, untuk mencetak surat. Ada 3 pilihan:
    1. All untuk mencetak semua surat.
    2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
    3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.

  • Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru.
    Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu).
    Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar